Email (Electronic Mail) merupakan suatu proses dan cara
pengiriman pesan atau gambar melalui internet. Yang kita lakukan bila kita
berkomunikasi menggunakan e-mail adalah mengetikkan pesan yang akan kita
kirim pada program komputer yang dikhususkan untuk keperluan ini misalnya Outlook
Express, Yahoo Mail atau yang lainnya.
Pada dasarnya email
sama dengan surat biasa (snail mail) yang harus melewati beberapa
kantor pos sebelum sampai ke tujuannya, begitu dikirimkan oleh seseorang
melalui komputer yang tersambung ke internet sebuah email masuk
ke beberapa komputer lain di sepanjang jaringan internet yang disebut
dengan mail server. Ketika email tersebut sampai ke server
yang menjadi tujuan (seperti yang ditunjuk pada alamat email - kepada
siapa kita menulis email), maka email tersebut disimpan pada sebuah emailbox.
Si pemilik alamat email baru bisa mendapatkan email itu kalau
yang bersangkutan mengecek emailbox-nya.
Bilamana
kita membaca alamat sebuah snail mail, kita bisa membayangkan seberapa
jauh lokasi si pengirim surat dari kita. Sedangkan untuk alamat email
terdiri dari dua bagian yaitu dipisahkan dengan tanda axon / @ misalnya alamat :
dindin_oke@telkom.net
Di sebelah kiri @
disebut user name (sarwo_tegal), yang menunjuk pada identitas si pemilik
alamat email. User name bisa merupakan nama si pemilik, singkatan
nama, nickname, nomor, atau apapun juga.
User name juga menjadi nama bagi emailbox yang dimiliki
seseorang di sebuah mail server. Di sebelah kanan @ (telkom.net) disebut domain name, yang menunjukkan
identitas mail server di mana seorang user memiliki emailbox.
Dalam beberapa hal email memang meniru snail mail,
meskipun jelas email memiliki banyak kelebihan lain. Ini terlihat jelas
pada kemungkinan bentuk komunikasi yang bisa dilakukan dengan email.
·
Point to Point
Maksudnya adalah mengirimkan email
langsung ke sebuah alamat tertentu. Di Indonesia terdapat kesepakatan di antara
mereka yang sering berkirim email bahwa cara ini dinamakan japri,
singkatan dari jalur pribadi.
·
Carbon Copy /
CC
Pengertian carbon, di sini
analog dengan bila kita mengetik surat (dengan mesin tik konvensional)
menggunakan kertas karbon untuk mendapatkan salinannya. Maksudnya adalah sebuah
email, selain ditujukan ke sebuah alamat utama juga dikirimkan tembusannya ke
alamat lain. Biasanya alamat utama kita tuliskan pada bagian yang diawali
dengan “TO”, sedangkan alamat tembusannya kita tuliskan pada bagian “CC”.
·
Blind Carbon
Copy / BCC
Ini adalah variasi dari CC. Orang yang
menerima email yang alamatnya dituliskan pada bagian “TO” oleh si
pengirim, bisa melihat kepada siapa atau kepada alamat email mana saja email
tersebut dikirimkan sebagai tembusan. Ini karena ia bisa langsung melihat
pada bagian “CC”.
Kadang-kadang ada kebutuhan untuk
mengirimkan sebuah email kepada seseorang tapi kita tidak ingin orang tersebut
tahu bahwa kita juga mengirimkan tembusannya kepada alamat orang lain. Untuk
itulah digunakan BCC. Beberapa email client menyediakan bagian “BCC”,
selain “TO” dan “CC”. Pada Kmail KNOPPIX
3.8 bagian BCC baru bisa tampak bila kita masuk ke sebuah email baru dan
mengklik pilihan View dan All Headers.
·
Distribution
List
Distribution list adalah sebuah cara komunikasi dengan
menggunakan email secara satu arah. Biasanya ini dibuat oleh orang yang
berkepentingan untuk menyebarluaskan informasi tertentu (pengumuman, berita
harian, update mengenai perkembangan suatu proyek, buletin, jurnal, dan
sebagainya), akan tetapi tidak mengharapkan adanya respon dari para penerima emailnya.
Untuk itu yang harus dilakukan adalah membuat sebuah alamat tertentu khusus
untuk keperluan ini. Bila pengelola distribution list mengirimkan sebuah
email ke alamat tersebut, maka alamat itu akan mem-forward email
tadi ke semua alamat email yang menjadi pelanggan (subscriber)
dari distribution list.
Untuk menjadi pelanggan, biasanya para calon pelanggan
diminta untuk mengikuti prosedur tertentu yang ditetapkan oleh si pengelola.
Bisa pula si pengelola yang memasukkan alamat email mereka ke database
pelanggan secara manual.
·
Discussion List
Discussion list seringkali juga disebut mailing list atau lebih
populer dengan milis. Pengertiannya hampir sama dengan distribution
list hanya memungkinkan siapa saja yang tergabung menjadi subscriber
untuk mengirimkan respon terhadap sebuah email. Akan tetapi belum tentu semua
orang bisa begitu saja mengikuti sebuah milis. Kadang-kadang ada milis untuk
kalangan yang terbatas, sementara banyak yang terbuka untuk siapa saja.
Untuk dapat bergabung ke dalam sebuah milis
pertama-tama seseorang mesti melakukan proses subscription (mendaftar)
dengan suatu prosedur tertentu. Seringkali proses ini tidak memerlukan intervensi
seorang administrator yang mengelola milis, baik untuk menyetujui atau
menolak permohonan menjadi anggota milis. Milis yang seperti itu tentu adalah
sebuah milis yang terbuka bagi siapa saja untuk bergabung.
Netiket
atau Nettiquette, adalah etika dalam berkomunikasi melalui e-mail.
Seperti halnya berkomunikasi melalui surat atau bertatap muka,
berkomunikasi dengan e-mail butuh tatacara sendiri. Bisa
dibayangkan, hampir setiap hari ada jutaan e-mail dikirimkan dan diterima
oleh begitu banyak orang.
Maka
salah-salah kata, bisa berarti fatal. Tapi memang sangat menyebalkan, jika kita
menerima pesan e-mail yang pengirimnya menggunakan huruf kapital, mengirim
kembali seutuhnya pesan-pesan yang kita kirimkan, atau menjawab
pertanyaan panjang kita, dengan ucapan, "saya kira begitu", atau
"betul." Nah, untuk mencegah hal itu terjadi, ada baiknya kita
mengetahui beberapa di antaranya:
I Jangan
terlalu banyak mengutip.
Hati-hati
dalam melakukan balasan (reply).
Fasilitas 'Reply' dari sebagian
besar program mailer biasanya akan mengutip pesan asli yang Anda terima
secara otomatis ke dalam isi surat Anda.
Jika
harus mengutip pesan seseorang dalam jawaban e-mail, usahakan menghapus
bagian-bagian yang tidak perlu, dan hanya menjawab bagian-bagian yang
relevan saja.
I .
Perlakukan e-mail secara pribadi.
Jika
seseorang mengirim informasi atau gagasan kepada Anda secara pribadi, Anda
tidak sepatutnya mengirimnya ke forum umum, seperti kelompok grup,
atau mailing-list. Email pada dasarnya adalah alat komunikasi personal.
I .
Jangan gunakan huruf kapital.
Seperti
halnya membaca suratkabar, atau surat, membaca pesan e-mail yang menggunakan
huruf besar/kapital yang berlebihan tidak enak dilihat. Tapi di samping
itu, terutama dalam tata krama berkomunikasi dengan email/chat,
penggunaan huruf besar biasanya dianggap berteriak. Mungkin saja
maksudnya hanya untuk memberi tekanan pada maksud Anda.
I .
Jangan Membicarakan Orang Lain.
Jangan
membicarakan orang atau pihak lain, apalagi kejelekan- kejelakannya.
Berhati-hatilah terhadap apa yang anda tulis. E-mail memiliki fasilitas
bernama “Forward”, yang mengizinkan si penerima akan meneruskannya
(forward) ke orang lain.
I Jangan
gunakan CC.
Jika
Anda ingin mengirim mail ke sejumlah orang (misalnya di mailing-list),
jangan cantumkan nama-nama pada kolom CC. Jika Anda melakukan hal
itu, semua orang yang menerima e-mail Anda, akan bisa melihat
alamat-alamat e-mail orang lain. Umumnya orang tidak suka bila alamat
e-mailnya dibeberkan di depan umum. Selalu gunakan BCC (blind carbon copy).
Dengan cara ini setiap orang hanya bisa melihat alamat e-mailnya sendiri.
I .
Jangan gunakan format HTML
Jika
Anda mengirim sebuah pesan penting ke rekan Anda, jangan gunakan format HTML
tanpa Anda yakin bahwa program e-mail rekan Anda bisa memahami kode HTML.
Jika tidak, pesan Anda sama sekali tidak terbaca atau kosong. Sebaiknya,
gunakan plain text.
I .
Jawablah Secara Masuk Akal
Jawablah
setiap pesan e-mail secara masuk akal. Jangan menjawab dua tiga pertanyaan
dalam satu jawaban. Apalagi, menjawab pesan e-mail yang panjang lebar, dan Anda
menjawab dalam satu kata: "Good." Wah, ini sangat menyebalkan.
.gif)
